Легализация документов: для чего это нужно?

Шманай Алёна, адвокат Адвокатского бюро

«Право и семейная медиация»

Легализация документа подразумевает под собой процедуру придания этому документу юридической силы на территории другого государства. Иными словами, документ, имеющий юридическую силу на территории одной страны, но нелегализованный, не будет иметь юридической силы на территории другого государства.

В зависимости от того, на территории какого государства был выдан документ и в какую страну планируется его предоставить, можно выделить три различные процедуры его оформления: оформление в соответствии с договором о правовой помощи, апостиль и консульская легализация. То есть, прежде чем начать саму процедуру легализации документа, необходимо определиться в том, какая именно из трех вышеназванных процедур требуется в каждом конкретном случае. Например, если документ выдан в Республике Беларусь, то выбор процедуры оформления будет зависеть от страны, в которую планируется представить данный документ.

Прежде всего, необходимо проверить есть ли соглашение о правовой помощи между Республикой Беларусь и иностранным государством. Так, Республика Беларусь заключила договоры о правовой помощи с Арменией, Украиной, Грузией, Кубой, Литвой, Латвией, Казахстаном и др. Поэтому, если вторым государством является, например, Литва, то документ оформляется в соответствии с договором о правовой помощи.

В отсутствия такого соглашения  необходимо проверить, является ли иностранное государство участником Гаагской Конвенции от 05.10.1961 года, отменяющей требования легализации (далее – Гаагская Конвенция). Список стран, присоединившихся к Гаагской Конвенции, можно найти на официальном сайте МИД Республики Беларусь. Если в данном списке есть страна, в которую отправится документ, то его необходимо апостилировать.

Если же иностранное государство не присоединилось к Гаагской Конвенции, отменяющей требования легализации, тогда документ подлежит консульской легализации.

Далее рассмотрим процедуры оформления документов более подробно.

Оформление в соответствии с договором о правовой помощи

Как уже отмечалось выше, Республика Беларусь заключила с некоторыми странами договоры о правовой помощи. В соответствии с данными договорами легализация документов, в принципе, не требуется, достаточно лишь перевести документ и заверить подпись переводчика у нотариуса. При предоставлении документа из одной страны в другую, он должен быть оформлен на государственном языке страны-назначения документа.

Недавно (19 апреля 2018 г.) вступил в силу Договор между Республикой Беларусь и Турецкой Республикой о правовой помощи по гражданским, хозяйственным и уголовным делам, заключенный в Анкаре 13.03.2012 г. Согласно ст.14 указанного Договора, документы, составленные, изданные или заверенные и скрепленные официальной печатью на территории одной договаривающейся стороны, или их удостоверенные копии не подлежат легализации на территории другой договаривающейся стороны. Документы, составленные компетентными органами одной договаривающейся стороны, имеют такую же доказательную силу на территории другой стороны.

Апостиль

Согласно статье 11 Гаагской конвенции, отменяется требование легализации иностранных официальных документов, на которых проставлен апостиль. В настоящее время участницами данной конвенции являются 115 стран. Таким образом, после проставления апостиля документ приобретает силу на территории всех стран-участниц Гаагской Конвенции. При этом апостиль ставится на территории того государства, в котором выдавался апостилируемый документ.

По сути, апостиль – это штамп, который удостоверяет подлинность подписи и/или печати должностного лица, подписавшего документ.

В Республике Беларусь правом проставления апостиля обладает ряд государственных учреждений. Решение вопрос о том, в какую именно государственную структуру нужно обращаться за апостилированием документа, зависит от вида самого документа. Так, на документах, исходящих из судов, нотариальных архивов и от нотариусов, право проставления апостиля имеют Главные управления юстиции Минского городского и областных исполнительных комитетов; на документах, исходящих из учреждений образования – Министерство образования; на документах, которые исходят из подведомственных государственных архивов – Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции; на всех иных видах документов – Главное консульское управление Министерства иностранных дел.

Рассмотрим конкретный пример. Документ выдан в Беларуси и будет предоставлен в Италии. Так как Италия входит в список стран, присоединившихся к Гаагской Конвенции, то в данном случае в Беларуси необходимо проставить на данный документ апостиль. Эту процедуру осуществляют специально уполномоченные государственные органы, указанные выше. После апостилирования необходимо перевести документ на итальянский язык. Лучше это делать в Италии, так как удостоверительная надпись нотариуса должна быть на итальянском языке. Однако всю процедуру по подготовке документа можно завершить и в Беларуси. Для этого можно обратиться в посольство Италии в Беларуси и уточнить, подписи каких переводчиков они удостоверяют.

Консульская легализация

Консульская легализация документов предусмотрена для стран, не присоединившихся к Гаагской Конвенции. В Беларуси все оригиналы документов легализуются в Главном консульском управлении МИД Республики Беларусь. После этого подлинность подписи должностного лица, легализовавшего документ, нужно подтвердить в посольстве иностранного государства, в которое отправится документ.

Также есть документы, оригиналы которых не легализуются. Например, это паспорт, военный билет, пенсионное удостоверение, трудовая книжка, водительское удостоверение и др. В этом случае легализация начнется с нотариального заверения копии этого документа.

Например, оригинал решения суда Республики Беларусь будет предоставлен в Канаду. Для этого нужно засвидетельствовать подлинность подписи должностного лица (в данном случае, Председателя суда) и подлинность оттиска гербовой печати суда, выдавшего решение. Такое свидетельствование осуществляет Министерство юстиции Республики Беларусь. После этого документ легализуется Главным консульским управлением МИД Республики Беларусь. В данном случае закончить процедуру оформления и заверить подлинность подписи должностного лица МИД лучше в Посольстве Беларуси в Канаде, так как в нашей стране Посольства Канады нет. Там же нужно будет перевести документ на английский язык и заверить подпись переводчика у нотариуса.